Le recenti Linee guida ANAC n. 1/2025, si inseriscono nel quadro delineato dal D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937, con l’obiettivo di assicurare un’applicazione uniforme ed efficace della disciplina sul whistleblowing, fornendo indicazioni operative per la gestione dei canali interni per le segnalazioni e la circolazione delle informazioni.
Si ricorda che, sul tema della gestione e della circolazione delle informazioni oggetto delle segnalazioni in ambito whistleblowing, la nostra Rivista ha organizzato un webinar per il giorno 24 febbraio 2026 “Whistleblowing: la gestione del canale interno di segnalazione – Nuove Linee guida ANAC 26 novembre 2025“.
In tale contesto, particolare rilievo assumono le modalità di presentazione delle segnalazioni, la gestione dei flussi informativi plurimi e il trattamento delle segnalazioni anonime, profili centrali anche per gli enti del settore bancario e finanziario.
Dalle Linee guida ANAC emerge infatti un modello di gestione delle segnalazioni fondato su pluralità di canali, presidi tecnologici, responsabilizzazione del gestore e flessibilità organizzativa: per gli enti creditizi, ciò implica l’adozione di procedure formalizzate, infrastrutture sicure e regole chiare sulla circolazione delle informazioni, al fine di garantire un equilibrio tra tutela del segnalante, efficacia dell’istruttoria e rispetto della normativa privacy.
La corretta gestione delle segnalazioni scritte e orali, delle comunicazioni plurime e dei flussi anonimi rappresenta, pertanto, un elemento essenziale dei sistemi di compliance e di controllo interno, anche in funzione preventiva rispetto ai rischi reputazionali e sanzionatori.
Segnalazioni scritte e orali: garanzie di riservatezza
Le Linee guida stabiliscono che il segnalante debba poter scegliere tra modalità scritte e orali, entrambe idonee a garantire la tutela della riservatezza prevista dall’art. 4, co. 1, d.lgs. n. 24/2023.
Le segnalazioni scritte sono normalmente veicolate attraverso piattaforme informatiche dedicate, configurate in modo da assicurare la cifratura dei dati, la separazione delle informazioni identificative e la tracciabilità degli accessi.
Per quanto concerne le segnalazioni orali, è ammesso l’uso di linee telefoniche dedicate, sistemi di messaggistica vocale o incontri diretti, purché siano previste adeguate forme di documentazione e conservazione.
In caso di registrazione, è richiesto il consenso del segnalante; in alternativa, il gestore deve predisporre un resoconto dettagliato, verificabile e rettificabile dall’interessato.
Tali presidi sono funzionali non solo alla tutela della riservatezza, ma anche alla correttezza procedurale dell’istruttoria, in coerenza con i principi di sicurezza e minimizzazione del trattamento dei dati.
Plurime segnalazioni whistleblowing interne ed esterne
Quando una segnalazione venga trasmessa contemporaneamente a più soggetti interni o a soggetti esterni all’ente, ANAC chiarisce che ciascun destinatario è responsabile della gestione della segnalazione ricevuta, nell’ambito delle proprie competenze; naturalmente, resta fermo l’obbligo di coordinamento per evitare duplicazioni istruttorie o dispersioni informative.
Nel contesto dei gruppi societari, la condivisione del canale è ammessa mediante l’utilizzo di un’unica piattaforma, purché ogni società mantenga la responsabilità del follow-up e delle interlocuzioni con il segnalante.
Diversamente, nell’ipotesi di esternalizzazione, l’intera gestione è affidata al terzo, sulla base di appositi contratti che disciplinano compiti, poteri e profili privacy.
Resta ferma, inoltre, la preferenza del legislatore per l’utilizzo del canale interno, potendo il segnalante rivolgersi ad ANAC solo al ricorrere delle condizioni previste dal decreto.
La gestione delle segnalazioni anonime
In materia di segnalazioni anonime, ANAC adotta un approccio improntato alla flessibilità organizzativa: in particolare, richiama l’orientamento già espresso nella precedente delibera n. 311/2023, in base alla quale tali segnalazioni possono essere trattate come segnalazioni ordinarie, se l’ordinamento interno dell’ente lo consente.
La Relazione illustrativa precisa che spetta all’ente valutare se considerare le segnalazioni anonime, purché circostanziate, alla stregua di whistleblowing, ovvero inserirle nei canali ordinari dell’ente di gestione delle irregolarità.
In ogni caso, l’assenza dell’identità del segnalante non legittima un’automatica archiviazione: il gestore è tenuto a valutare il contenuto, la coerenza e la verificabilità dei fatti rappresentati, nonché la presenza di elementi utili all’istruttoria.
Va inoltre considerato che, ai fini dell’attivazione delle tutele previste dal D. Lgs. n. 24/2023, le segnalazioni trasmesse al canale esterno di ANAC sono trattate come whistleblowing solo se il segnalante non è anonimo.
