Con Comunicazione n. 0015155 del 22 febbraio 2016 la Consob ha fornito chiarimenti in merito all’obbligo di comunicazione del luogo di conservazione della documentazione da parte dei promotori finanziari previsto dall’art. 103, comma 1, lett. a), del Regolamento Intermediari.
In particolare, la Consob ha precisato che, nei casi in cui la documentazione contrattuale destinata alla clientela nell’offerta fuori sede venga prodotta in formato elettronico e conservata digitalmente dall’intermediario, è sufficiente che il promotore comunichi all’Organismo per la tenuta dell’Albo Promotori Finanziari il luogo dove conserva la documentazione cartacea.
Il promotore potrà avere accesso alla copia semplice del documento prodotto in formato digitale, attraverso un collegamento on-line alla documentazione conservata dall’intermediario.
La Commissione, inoltre, ha rappresentato l’opportunità che nelle comunicazioni ai dipendenti promotori vengano specificate le modalità con le quali il promotore potrà richiedere, senza costi aggiuntivi, il documento originale, e ciò anche negli anni successivi all’interruzione del rapporto con il soggetto mandante.
Infine, poiché l’accettazione da parte dei clienti all’utilizzo di documenti informatici comporta l’esistenza di un unico originale, conservato dall’intermediario, dovranno essere comunicate ai clienti le modalità con le quali essi – anche qualora sia cessato il rapporto con l’intermediario – possono agevolmente ottenere la copia conforme all’originale della contrattualistica che li riguarda, senza dover sostenere costi aggiuntivi.