Nel contesto bancario e assicurativo, la corretta gestione dei documenti informatici non rappresenta più un profilo meramente operativo, ma costituisce un presidio essenziale di compliance normativa, continuità aziendale e tenuta probatoria dei processi.
La crescente digitalizzazione dei rapporti con la clientela, l’utilizzo diffuso di firme elettroniche e l’integrazione di piattaforme documentali nei processi creditizi, assicurativi e di antiriciclaggio impongono infatti la strutturazione di modelli organizzativi coerenti con il quadro normativo delineato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), dal Regolamento eIDAS e dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Si ricorda che, in quest’ambito, la nostra Rivista ha organizzato il webinar “Documenti informatici: archiviazione, conservazione e consegna – Fra sistemi di conservazione e responsabilità dei soggetti vigilati“, previsto per il giorno 09 giugno 2026, la cui prima relazione sarà interamente dedicata alla corretta archiviazione e conservazione dei documenti informatici.
Uno dei primi profili da attenzionare concerne la distinzione fra documento analogico convertito in documento informatico, duplicato informatico e copia informatica del documento, in quanto trattasi di categorie giuridicamente differenti, dalle quali discendono effetti probatori e obblighi organizzativi non sovrapponibili:
- il documento analogico convertito in documento informatico consiste nella digitalizzazione di un originale cartaceo mediante scansione o altro processo tecnico idoneo: in tale ipotesi, il file ottenuto non coincide con l’originale, ma costituisce una rappresentazione informatica dello stesso; la sua efficacia probatoria dipende pertanto dal rispetto delle regole tecniche previste dal CAD e dalle Linee guida AgID, nonché dalla capacità del soggetto che ha effettuato la copia di attestare la conformità rispetto all’originale analogico
- il duplicato informatico, disciplinato dall’art. 1 del CAD, identifica il documento ottenuto mediante la memorizzazione sul medesimo sistema di bit del documento originario: il duplicato conserva la medesima sequenza binaria del documento sorgente e, proprio per tale ragione, produce gli stessi effetti giuridici dell’originale informatico, senza necessità di ulteriori attestazioni di conformità
- la copia informatica di documento informatico, identifica un documento digitale riprodotto con diversa sequenza di bit rispetto all’originale, pur mantenendo identico contenuto rappresentativo (ad esempio, trasformando un file da formato “docx” a formato “pdf”): in questo caso, la validità e l’efficacia probatoria della copia, ai sensi dell’art. 23 bis del CAD, dipendono dalla possibilità di dimostrarne la conformità rispetto al documento originario, mediante regole tecniche e processi documentati e controllati (v. art. 71 del CAD).
Per gli operatori bancari e assicurativi, la distinzione assume particolare rilievo, in via esemplificativa e non esaustiva, nella gestione della contrattualistica digitale, delle evidenze antiriciclaggio, dei fascicoli di sinistro e della documentazione relativa ai servizi di pagamento, poiché errori nella qualificazione del documento possono incidere direttamente sulla sua opponibilità in giudizio e sulla tenuta dei controlli di vigilanza.
Parimenti centrale è il tema della conservazione digitale a norma.
Il CAD prevede che i documenti informatici rilevanti ai fini civilistici, fiscali o regolamentari siano conservati mediante processi idonei a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo: la conservazione non coincide, pertanto, con il mero salvataggio del file in un archivio elettronico o in un sistema cloud aziendale, bensì richiede l’adozione di un sistema organizzato, governato da procedure formalizzate, ruoli definiti e misure tecniche coerenti con le Linee guida AgID.
Elemento essenziale del processo è il cosiddetto “pacchetto di archiviazione”, corredato dai metadati necessari a identificare il documento, il contesto di formazione e le informazioni utili alla sua esibizione futura; a ciò si aggiungono i meccanismi di firma, marca temporale e tracciabilità delle operazioni, finalizzati a preservare il valore probatorio del documento nel tempo.
In questo scenario si inserisce il nuovo quadro europeo delineato da eIDAS 2, che introduce il concetto di “electronic archiving service” quale servizio fiduciario qualificato.
L’e-archiving europeo presenta finalità parzialmente convergenti rispetto alla conservazione prevista dal CAD, ma si colloca su un piano differente:
- la conservazione a norma italiana è un processo organizzativo e documentale volto a garantire validità ed efficacia probatoria dei documenti secondo il diritto interno
- l’e-archiving tende invece a costruire un sistema armonizzato europeo di servizi fiduciari, fondato sulla presunzione di integrità e origine dei dati archiviati mediante servizi qualificati.
La differenza non è soltanto terminologica:
- nel modello di cui al CAD, il fulcro resta il processo di conservazione nel suo complesso, governato dal responsabile della conservazione e dalle procedure organizzative adottate dall’ente
- nel sistema eIDAS 2, assume invece rilievo centrale il prestatore qualificato del servizio fiduciario, accreditato secondo standard europei uniformi: conseguentemente, l’adozione di un servizio di e-archiving qualificato potrà rafforzare significativamente la tenuta probatoria dei documenti, ma non eliminerà automaticamente gli obblighi organizzativi previsti dalla disciplina nazionale.
Si consideri, inoltre, in ottica di governance dei rischi operativi correlati alla corretta gestione dei documenti informatici, il tema della responsabilità derivante dalla mancata o inadeguata conservazione degli stessi: un documento informatico privo dei requisiti di autenticità, integrità o reperibilità potrebbe infatti risultare inutilizzabile sul piano probatorio oppure essere contestato in sede giudiziale o ispettiva.
Per intermediari bancari e compagnie assicurative, le conseguenze possono risultare particolarmente rilevanti: la mancata esibizione di contratti, informative, consensi o registrazioni digitali può incidere sulla regolare gestione del rapporto di credito con il cliente, sulla validità delle clausole contrattuali, sulla difesa nei contenziosi con la clientela e sul rispetto degli obblighi imposti dalle autorità di vigilanza.
A ciò si aggiungono possibili profili di responsabilità amministrativa, organizzativa e, in taluni casi, anche risarcitoria.
La compliance documentale richiede dunque un approccio integrato, nel quale infrastrutture tecnologiche, processi interni e presidi normativi operino in modo coordinato: in assenza di tale integrazione, il rischio non riguarda soltanto l’efficienza operativa dell’organizzazione, ma investe direttamente la validità giuridica dell’intero patrimonio documentale digitale.