Antiriciclaggio
07/01/2020

Il Registro dei titolari effettivi: comunicazione dei dati entro il 15 marzo 2021 e accesso al pubblico, salvo alcune eccezioni

di Emanuela Montanari, Responsabile Antiriciclaggio e Delegato SOS, Gruppo bancario Banca Agricola Commerciale

Il considerando n. 25 della Direttiva 843/2018 cd. V Direttiva AML stabilisce che gli Stati membri debbano assicurare che le società e gli altri soggetti giuridici costituiti nel loro territorio ottengano e mantengano informazioni adeguate, accurate e aggiornate sui propri titolari effettivi. La necessità di informazioni accurate e aggiornate sul titolare effettivo è un elemento fondamentale per rintracciare criminali che potrebbero altrimenti riuscire a occultare la propria identità dietro una struttura societaria. Con un sistema finanziario che presenta interconnessioni su scala globale è possibile nascondere e trasferire fondi in tutto il mondo, e i soggetti che riciclano denaro, finanziano il terrorismo o commettono altri crimini sfruttano questa possibilità in misura crescente.

Analogamente ciò dovrà avvenire (considerando n. 26) per il monitoraggio e la registrazione delle informazioni sulla titolarità effettiva di trust e istituti giuridici affini. A causa delle differenze esistenti tra i sistemi giuridici degli Stati membri, alcuni trust e istituti giuridici affini non sono monitorati. Le informazioni sulla titolarità effettiva di tali strumenti dovranno essere registrate ove i trustee e le persone che ricoprono una posizione equivalente in istituti giuridici affini sono residenti. Inoltre, per garantire l’efficacia del monitoraggio e della registrazione delle informazioni sulla titolarità effettiva è necessaria la cooperazione fra gli Stati membri attraverso l’interconnessione dei registri centralizzati per garantire l’accesso a tali informazioni evitando il rischio di duplicare le registrazioni.

Per tale finalità il Dipartimento del Tesoro ha predisposto una bozza di decreto attuativo delle disposizioni in tema di Registro della titolarità effettiva delle imprese dotate di personalità giuridica, delle persone giuridiche private, dei trust e degli istituti e soggetti giuridici affini, stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana, ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017 n. 90 e dal più recente decreto legislativo 4 ottobre 2019, n. 125, in vigore dall’ 11 novembre u.s. nonché in attuazione della direttiva (UE) 2018/843 cd. V Direttiva AML. Al fine di acquisire, da parte dei soggetti interessati, valutazioni, osservazioni e suggerimenti la bozza è sottoposta a consultazione pubblica e il termine per l’invio delle osservazioni è fissato al 28 febbraio 2020. La comunicazione dei dati dovrà avvenire entro il 15/3/2021.

Lo schema di Decreto è stato emanato in attuazione degli artt. 30, 31 e 67 della Direttiva 843/2018 UE che prevede l’obbligo di istituire i registri centralizzati dei titolari effettivi per ogni Stato Membro e sistemi di interconnessione di tali registri nonché i relativi termini di attuazione. In particolare i registri centrali di cui all’articolo 30 (imprese con personalità giuridica e persone giuridiche private) devono essere istituiti entro il 10 gennaio 2020, il registro di cui all’articolo 31 (trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali e istituti giuridici affini) entro il 10 marzo 2020 e i meccanismi centralizzati automatizzati di cui all’articolo 32 bis entro il 10 settembre 2020. La Commissione garantisce l’interconnessione dei registri di cui agli articoli 30 e 31 in cooperazione con gli Stati membri entro il 10 marzo 2021.

Modalità e termini della comunicazione

Il decreto detta disposizioni in materia di alimentazione, accesso e consultazione dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica (spa, srl, sapa e cooperative), di persone giuridiche private (associazioni, fondazioni e comitati) nonché dei trust produttivi di effetti giuridici a fini fiscali e istituti giuridici affini. I contenuti informativi relativi alla titolarità effettiva saranno consultabili in apposite sezioni del registro delle imprese e saranno resi disponibili per un periodo di 10 anni.

Gli amministratori delle imprese dotate di personalità giuridica, che sono i soggetti a cui compete l’individuazione della titolarità effettiva con informazioni accurate, aggiornate e adeguate ai sensi dell’art. 22 comma 2 del Decreto 231/2007, acquisiscono i dati e le informazioni relativi alla titolarità effettiva delle imprese da essi amministrate e li comunicano entro il 15 marzo 2021 all’ufficio del registro imprese, attraverso la comunicazione unica d’impresa. Il termine finale costituisce la data limite entro cui fare la comnunicazione per cui l’alimentazione del registro dovrà essere effettuata presumibilmente già a partire dal 2020 dalla data in cui verrà emanato in versione definitiva il decreto. Le imprese costituite dopo il 15/03/2021 provvedono alla suddetta comunicazione entro 30 giorni dalla costituzione. Gli amministratori provvedono, con le medesime modalità, altresì a comunicare eventuali variazioni dei dati e delle informazioni attinenti alla propria titolarità effettiva, entro 30 giorni dal compimento dell’atto che dà luogo a variazione (cessione di partecipazioni societarie, modifiche dei membri dei consigli di amministrazione, ecc).

Anche il fondatore, ove in vita, ovvero i soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione delle persone giuridiche private, acquisiscono i dati e le informazioni relativi alla propria titolarità effettiva e, con le modalità di cui all’allegato tecnico, li comunicano entro il 15 marzo 2021 all’ufficio del registro imprese. Come previsto per le imprese, anche le persone giuridiche private, la cui costituzione è successiva alla predetta data, provvedono alla suddetta comunicazione entro 30 giorni dalla loro costituzione e eventuali variazioni dei dati entro 30 giorni dal compimento dell’atto che dà luogo a variazione.

Le medesime disposizioni, termini e modalità si applicano, altresì, ai fini della comunicazione da parte dei trustee di trust e di istituti giuridici affini tenuti all’iscrizione nella sezione speciale dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva del trust o dell’istituto giuridico affine e sulle relative variazioni.

Infine annualmente i soggetti sopra indicati provvedono a confermare i dati e le informazioni relativi alla titolarità effettiva. In ogni caso si rimarca che tale obbligo ricade sugli amministratori che devono far risultare da apposita delibera l’individuazione formale della titolarità effettiva dell’impresa o dell’ente o dello strumento giuridico. Gli adempimenti soggiacciono al pagamento di diritti di segreteria.

Dati e informazioni oggetto di comunicazione

La comunicazione dei dati e informazioni sulla titolarità effettiva dovrà contenere:

a) i dati identificativi delle persone fisiche indicate come titolare effettivo, ovvero il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza anagrafica e ove diverso il domicilio, gli estremi del documento di identificazione, il codice fiscale o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale; inoltre,

b) per le imprese dotate di personalità giuridica:

  • l’entità della partecipazione al capitale dell’ente da parte del titolare effettivo;
  • ove non individuato in forza dell’entità della partecipazione, le modalità di esercizio del controllo o, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo,

Si rammenta che ai sensi del Decreto 125/1990 il titolare effettivo individuato poiché dotato di poteri di amministrazione o direzione o perché legale rappresentante deve motivare il criterio residuale e specificare perché non esiste un titolare effettivo secondo gli altri criteri;

c) per le persone giuridiche private:

  • la denominazione dell’ente;
  • la sede legale e, ove diversa, la sede amministrativa dell’ente;
  • l’indirizzo di posta elettronica certificata;
  • il codice fiscale;

d) relativamente ai trust e agli istituti giuridici affini:

  • la denominazione del trust o dell’istituto giuridico affine;
  • la data, il luogo e gli estremi dell’atto istitutivo del trust o dell’istituto giuridico;
  • il codice fiscale;

e) l’eventuale indicazione dello status di controinteressato all’accesso della persona fisica indicata come titolare effettivo e delle ragioni per le quali l’accesso esporrebbe il titolare effettivo ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione;

f) la dichiarazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 di responsabilità in ordine delle sanzioni previste dalla legislazione penale in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese.

Le Camere di commercio provvedono all’accertamento e contestazione della violazione dell’obbligo di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva e all’irrogazione della relativa sanzione amministrativa (da 103 a 1.032 euro ai sensi dell’articolo 2630 del c.c.) e secondo le disposizioni di cui alla legge n. 689/1981 e provvedono ai controlli formali sulle dichiarazioni rese al Registro da parte degli amministratori e sulla loro veridicità.

Procedure di accesso ai dati ed alle informazioni sulla titolarità effettiva

L’accesso è riservato alle autorità, ai soggetti obbligati per gli adempimenti in materia di adeguata verifica ed al pubblico salvo alcune eccezioni.

Accesso da parte delle autorità

Le autorità fra cui il Ministero dell’economia e delle finanze, le Autorità di vigilanza di settore, l’Unità di informazione finanziaria, la Direzione investigativa antimafia, la Guardia di finanza che opera attraverso il Nucleo Speciale Polizia Valutaria accedono ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva presenti nel registro, previo accreditamento e, le autorità preposte al contrasto dell’evasione fiscale, devono garantire l’utilizzo dei predetti dati e informazioni per i soli predetti fini.

Consultazione da parte dei soggetti obbligati

I soggetti obbligati ad ottemperare alle disposizioni in materia di antiriciclaggio, fra cui intermediari bancari e finanziari, operatori finanziari e non finanziari (banche, professionisti, consulenti finanziari, cambia valute, società finanziarie e fiduciarie, società di gestione, revisori, ecc) consultano la sezione del registro delle imprese in relazione ai dati ed alle informazioni sulla titolarità effettiva a supporto degli adempimenti prescritti in materia di adeguata verifica della clientela. I soggetti obbligati accedono al servizio di consultazione previo accreditamento e dietro pagamento dei diritti di segreteria. Le autorità di vigilanza di settore Banca d’Italia, Ivass e Consob e gli organismi di autoregolamentazione effettueranno controlli a campione tesi a verificare la veridicità delle dichiarazioni fornite dai soggetti sottoposti al controllo. I soggetti obbligati comunicano tempestivamente al gestore (Infocamere) le eventuali difformità tra le informazioni sulla titolarità effettiva ottenute per effetto della consultazione del registro e quelle acquisite in sede di adeguata verifica della clientela ai fini dell’implementazione di sistemi di allerta idonei a restituire elementi di analisi utili alla ricognizione, da parte dell’autorità della qualità e della veridicità dei dati, relativi alla titolarità effettiva presenti nella sezione ordinaria e speciale.

Consultazione da parte di altri soggetti

Le informazioni sulla titolarità effettiva presenti nella sezione del registro delle imprese di norma sono accessibili al pubblico dietro pagamento dei diritti di segreteria. L’accesso ha ad oggetto il nome, il cognome, il mese e l’anno di nascita, il paese di residenza e la cittadinanza del titolare effettivo e le condizioni da cui deriva lo status di titolare effettivo.

Analogamente le informazioni sulla titolarità effettiva di trust produttivi di effetti giuridici a fini fiscali e degli istituti giuridici affini sono accessibili al pubblico dietro pagamento dei diritti di segreteria e previo accreditamento anche in favore dei soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi diffusi, riconosciuti come legittimati all’accesso, poiché titolari di un interesse giuridico rilevante e differenziato, nei casi in cui la conoscenza della titolarità effettiva sia necessaria per curare o difendere un interesse giuridicamente tutelato, qualora abbiano evidenze concrete e documentate della non corrispondenza fra titolarità effettiva e titolarità legale. L’interesse deve essere diretto, concreto ed attuale e, nel caso di enti rappresentativi di interessi diffusi, non deve coincidere con l’interesse di singoli appartenenti alla categoria. In circostanze eccezionali, l’accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva di imprese e di trust può essere escluso. In particolare l’accesso non è consentito ove risultino controinteressati ovvero incapaci o minori di età nonché soggetti per i quali, dall’accesso all’informazione sulla titolarità effettiva, derivi un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione, valutabile secondo un approccio caso per caso e previa dettagliata valutazione della natura eccezionale delle circostanze.

I dati statistici relativi al numero delle esclusioni deliberate e alle relative motivazioni sono pubblicati e comunicati alla Commissione europea.

Procedimento di accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva di trust e istituti giuridici affini

Per tutelare i titolari effettivi di trust e di strumenti giuridici analoghi, sono previste maggiori tutele per la verifica delle situazioni giuridicamente protette. I soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi diffusi, interessati ad essere accreditati presentano al MEF apposita istanza contenente, a pena di inammissibilità, l’autocertificazione dei seguenti dati:

a) i dati identificativi del richiedente, del legale rappresentante degli enti esponenziali portatori di interessi diffusi e l’indicazione di un indirizzo di posta elettronica certificata per le comunicazioni;

b) per gli enti esponenziali, portatori di interessi diffusi:

  • l’indicazione degli estremi dello statuto e dell’atto costitutivo, nonché dello scopo istituzionalmente perseguito;
  • nel caso di enti dotati di personalità giuridica, gli estremi dell’iscrizione nel registro delle persone giuridiche private di cui al DPR n. 361/2000;
  • nel caso di enti sprovvisti di personalità giuridica, gli elementi da cui possa desumersi, in modo inequivoco, il relativo grado di rappresentatività e di diffusione territoriale;

c) l’indicazione degli elementi di fatto che valgono a qualificare l’interesse ad accedere alle informazioni sulla titolarità effettiva come:

  • rilevante e differenziato, qualora le informazioni siano tali da fondare, integrare, rafforzare o ledere o comunque diminuire gli effetti della situazione giuridicamente tutelata;
  • diretto, concreto ed attuale, poiché strumentale all’instaurazione o alla prosecuzione di un procedimento giurisdizionale e direttamente produttiva di effetti sulla situazione giuridicamente tutelata;

d) per gli enti esponenziali, portatori di interessi diffusi, in aggiunta l’afferenza dell’interesse allo scopo statutariamente perseguito;

e) le circostanze che inducono l’istante a dubitare della coincidenza tra titolarità legale e titolarità effettiva.

All’istanza è allegata copia dei documenti di identità dell’istante e, per gli enti portatori di interessi diffusi, del legale rappresentante. Il MEF verificata la regolarità e completezza dell’istanza e la ricorrenza dell’interesse all’accesso, provvede, entro trenta giorni a comunicare al gestore gli esiti dell’accertamento e dà avviso agli interessati. Il termine può essere sospeso una sola volta, per un periodo non superiore a dieci giorni, qualora il MEF ritenga l’istanza incompleta, provvede a darne avviso all’istante che fornisce le integrazioni richieste entro quindici giorni dal ricevimento del predetto avviso.

L’Agenzia delle Entrate fornirà al gestore le anagrafiche, comprensive di codici fiscali, delle persone giuridiche di diritto privato, dei trust e degli istituti giuridici affini di cui siano in possesso in forza degli adempimenti prescritti dall’ordinamento vigente.

Modalità di dialogo con il sistema di interconnessione dei registri di cui all’articolo 22 della Direttiva (UE) 2017/1132

Il sisitema di pubblicità e interconnessione del registro centrale, del registro del commercio e del registro delle imprese è stabilito, oltre che dall’art. 31-bis della Direttiva (UE) 2015/849, in attesa dell’adozione degli atti di esecuzione, dall’art. 22 della Direttiva (UE) 2017/1132 del 14 giugno 2017 che regolamenta alcuni aspetti di diritto societario. Al momento si applicano le specifiche tecniche del regolamento di esecuzione (UE) 2015/884 della Commissione dell’8 giugno 2015.

Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali

I predetti dati e informazioni sulla titolarità effettiva sono resi disponibili, per un periodo di 10 anni, in apposite sezioni del registro delle imprese garantendo il rispetto delle disposizioni stabilite dal Regolamento UE 2016/679 e dalla vigente normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali. Titolare del trattamento dei dati personali è la Camera di commercio competente.

 

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