Con circolare n. 1/2024, l’Agenzia delle Entrate fornito indicazioni operative applicabili al sistema della pubblicità immobiliare, a tutela dei diritti in materia di protezione dei dati personali degli interessati, con particolare riferimento alle note di trascrizione nei pubblici registri.
Come noto, al fine dell’esecuzione di una formalità (trascrizione, iscrizione, annotazione) nei registri immobiliari devono essere presentati al conservatore il titolo, in originale o in copia autenticata, recante l’evento giuridico da pubblicare e la relativa nota, ove devono essere indicati gli elementi e le menzioni espressamente previsti dal legislatore.
Per il principio di libera accessibilità dei registri immobiliari, gli atti ivi trascritti con la nota possono essere ispezionati da chiunque: l’art. 2673 c.c. dispone, infatti, che il conservatore dei registri immobiliari deve rilasciare a chiunque ne faccia richiesta copia delle trascrizioni, delle iscrizioni e delle annotazioni, e deve altresì permettere l’ispezione dei suoi registri, nonché rilasciare copia dei documenti che sono depositati presso di lui in originale, o i cui originali sono depositati negli atti di un notaio o in un pubblico archivio fuori della circoscrizione del tribunale nella quale ha sede il suo ufficio.
Il titolo potrebbe dunque contenere informazioni e dati non strettamente necessari o addirittura ultronei rispetto alle esigenze garantite dal sistema della pubblicità immobiliare, ma comunque accessibili da parte di chiunque ispezioni i registri, in questo evidenziando profili di mancata armonizzazione della disciplina in materia di pubblicità immobiliare, con quella relativa alla protezione dei dati personali (privacy), dettata dal Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Tali aspetti potrebbero generare elementi di criticità, alla luce della più recente evoluzione normativa che ha dettato alcuni principi fondamentali in materia di privacy, soprattutto con riferimento ad alcune categorie di dati, come quelli relativi a condanne penali, ovvero dei dati che rivelino l’origine razziale o etnica, l’orientamento sessuale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale.
L’indicazione di dati ed informazioni imposta dalla legge ai fini della pubblicità immobiliare – sia sul titolo, in quanto connessa alle modalità di presentazione dello stesso imposte dal codice civile, sia sulla nota, in quanto rispondente ai requisiti normativi prescritti dal legislatore a pena di rifiuto – ha posto quindi la necessità di un giusto contemperamento con la richiamata normativa in materia di trattamento dei dati personali.
L’attenzione dell’Agenzia, in particolare, si è concentrata sulla Sezione “D” delle note di trascrizione, che è costituita – differentemente dagli altri – da un campo integralmente libero, utilizzabile per l’indicazione di eventuali altre informazioni ritenute necessarie ai fini di una compiuta pubblicità immobiliare e quindi rimesso, nella sua compilazione, alle relative valutazioni effettuate dalla parte richiedente.
Pertanto, l’Agenzia ha disposto che le categorie interessate (come i notai e gli altri pubblici ufficiali, gli avvocati, gli uffici giudiziari, gli istituti di credito, ecc..), nonché i soggetti che predispongono le richieste di formalità, dovranno avere cura di utilizzare la sezione D del modello di nota per l’indicazione delle sole informazioni specificamente previste da documenti di prassi e/o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità.
In particolare, la sezione D non potrà essere impropriamente utilizzata per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell’atto ma non utili alla pubblicità stessa.